OFFICE ASSIST

HeyAI Office Assist – KI für den Büroalltag

HeyAI Office Assist erweitert jeden Arbeitsplatz um einen persönlichen KI-Assistenten: Termine organisieren, Schreiben und Diktat, kurze Briefings, Textentwürfe und Informationssuche – per Sprache oder Text direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung (z. B. Microsoft 365). Die Lösung eignet sich für alle Rollen und Teams: vom Sekretariat über Fachabteilungen bis zum Projektteam im Homeoffice.

1) Kalender- & Termin-KI

Zeigt Tages- und Wochenansichten, legt neue Termine an, verschiebt oder sagt ab – auf Zuruf oder per Chat. Freie Slots werden automatisch vorgeschlagen, inklusive Pufferzeiten und Raumressourcen.

Nutzenversprechen

  • Weniger Klicks im Kalender, mehr Fokus auf Inhalte.
  • Alle Termine, Räume und Online-Meetings im Griff – auch mobil.

KPIs & Messung

  • −Zeitaufwand für Terminorganisation • −Terminüberschneidungen • +Auslastung von Räumen.

Risiken & Guardrails

  • Keine automatischen Einladungen ohne Freigabe des Nutzers.
  • Rollen- und Rechtekonzept (z. B. Assistenz darf Termine im Teamkalender ändern).

Integrationen

  • Microsoft 365 / Outlook, Kalender-API, Raum- und Ressourcenkalender, Videokonferenz-Systeme.
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2) Schreib- & Diktatassistent

Briefe, E-Mails, Vermerke oder Notizen werden frei diktiert oder skizziert. HeyAI Office Assist formatiert automatisch (Anrede, Absätze, Grußformel), schlägt Formulierungen vor und erstellt versandfertige Entwürfe, die manuell geprüft und freigegeben werden.

Nutzenversprechen

  • Schneller vom Stichwort zum fertigen Text – ideal bei hohem E-Mail- und Schreibaufkommen.
  • Texte lassen sich mit einem Klick in andere Tonalitäten übertragen (formell, neutral, persönlicher).

KPIs & Messung

  • −Bearbeitungszeit pro Schreiben • +Textqualität • −Korrekturschleifen.

Risiken & Guardrails

  • Keine automatische Versendung ohne explizite Bestätigung.
  • Textbausteine und Vorlagen werden organisationsweit gepflegt und versioniert.

Integrationen

  • Outlook, Word, E-Mail-Systeme, Dokumentenmanagement, Intranet-Editoren.
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3) Text- & Redeassistenz

Der Assistent unterstützt bei Ansprachen, Projekt-Updates, Präsentationstexten, Social-Media-Posts oder Newslettern – auf Basis vorhandener Texte oder kurzer Stichworte, abgestimmt auf Anlass und Zielgruppe.

Nutzenversprechen

  • Einheitliche, gut strukturierte Kommunikation in Teams, Projekten und Organisationen.
  • Schnelle Varianten: Kurzfassung, Langfassung, Bulletpoints, Rede-Manuskript.

KPIs & Messung

  • −Zeit bis zum fertigen Text • +Konsistenz der Kommunikation • +Feedback auf Veröffentlichungen.

Risiken & Guardrails

  • Klare Stilvorgaben (Corporate Language) und Prüfschritte vor Veröffentlichung.
  • Transparente Kennzeichnung von KI-unterstützten Textentwürfen, falls gewünscht.

Integrationen

  • Office-Suite, Präsentationssoftware, Intranet- und Newsletter-Systeme, Social-Media-Tools.
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4) Info- & Dokumentenhilfe

Lange Unterlagen, Protokolle oder Projektberichte werden in wenigen Sätzen zusammengefasst. Vor wichtigen Terminen erstellt der Assistent kurze Briefings und beantwortet Rückfragen auf Basis freigegebener Dokumente und Wissensquellen.

Nutzenversprechen

  • Schneller Überblick statt Dokumentenflut – für alle Mitarbeitenden.
  • Bessere Vorbereitung auf Besprechungen und Entscheidungen.

KPIs & Messung

  • −Leseaufwand • +Nutzungsrate von Unterlagen • +Zufriedenheit mit Meetingvorbereitung.

Risiken & Guardrails

  • Zugriff nur auf freigegebene Dokumente (Rollen- und Rechtekonzept, Zero-Trust-Ansatz).
  • Keine eigenständigen Entscheidungen; der Assistent liefert Zuarbeit, keine Freigaben.

Integrationen

  • SharePoint, OneDrive, DMS, Wissensdatenbanken, Projekttools.
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5) Konfiguration & Sicherheit

HeyAI Office Assist wird je Organisation konfiguriert: Rollen, Kalender, Textstile, Datenschutzvorgaben und Sicherheitsregeln werden einmal definiert und für alle Nutzer ausgerollt.

Konfiguration

  • Benennung des Assistenten (z. B. „HeyAI Office Assist“ oder organisationsspezifischer Name).
  • Hinterlegte Kalender, Ressourcen und Standardregeln für Buchungen.
  • Text-Templates für E-Mails, Schreiben, Protokolle, Projektkommunikation.

Sicherheit & Governance

  • Integration in bestehende Benutzer- und Rechteverwaltung (z. B. Azure AD).
  • Audit-Logging und Nachvollziehbarkeit aller KI-Aktionen.
  • Einhaltung der Datenschutzvorgaben; Inhalte bleiben in der Umgebung des Kunden.

Typische Einsatzszenarien

  • Team- und Projektarbeit in Verwaltung, Unternehmen, Verbänden, Bildungseinrichtungen.
  • Hybride und verteilte Teams, Homeoffice, Shared Desks.
  • Service- und Supporteinheiten mit hohem Kommunikationsvolumen.
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